Aktuelt

Seks gode råd for referansesjekk

Å kunne velge ut den rette kandidaten for stillingen kan være krevende. I tillegg til at det gjennomføres en strukturert og god rekrutteringsprosess med gode verktøy er selve referansesjekken en veldig viktig del som det aldri må tas lett på. Følg rådene under for en god og kvalitetssikret referansesjekk.



Hvorfor referansesjekk?

Å ta referansesjekk bør være en obligatorisk del i alle rekrutteringsprosesser og dette er uavhengig av hvilke nivå i organisasjonen stillingen er plassert i.

Å sjekke referanser er mer enn en kort telefonsamtale for å få bekreftet inntrykket som er gitt under intervjuene. Jeg liker heller å kalle det for referanseintervjuer, altså en type intervju med referansepersonene for å få med mest mulig informasjon. Dette bør være hvordan kandidaten har uført sine arbeidsoppgaver, eksempler på dette og eventuelle utfordringer kandidaten har møtt. En bør også søke informasjon om samarbeid med andre, både i forhold til sine ledere, kolleger og kandidatens underordnede.

I noen anledninger kjenner man kandidaten fra tidligere, gjerne også referansepersonen som er oppgitt og derfor føler en seg ofte trygg på at dette kan være rett kandidat for rollen som er tenkt. Likevel anbefales det å ta gode og objektive referanseintervjuer, for å være sikker på at en ikke har oversett noe.



Når skal du sjekke referanser?

Det har alltid vært veldig vanlig at referansesjekken tas inn mot slutten av en rekrutteringsprosess og dette kan være veldig fornuftig, når en gjennom hele prosessen har blitt godt kjent med kandidatene og dannet deg et godt bilde av disse. Dersom du også har hatt mulighet for å teste kandidatene gjennom en personprofil test, kan denne også være fint å legge til grunn.

Selv om slutten av en rekrutteringsprosess er vanlig, finnes ikke en regel for når en sjekker referanser og det kan gjerne gjøres tidligere i prosessen. Dette kan også hjelpe deg med å bruke tiden på de mest aktuelle kandidatene videre. Likevel bør en aldri kontakte referanser før du har hatt et godt intervju med kandidaten da det ellers kan skape inntrykk av du er forutinntatt og lite objektiv. Kandidaten bør alltid få en god sjanse til å skape sitt eget inntrykk og at kandidaten er informert om vil kontakte referanser og hvem av disse hvem du ønsker å kontakte.


Hva er målet?

Vi ønsker jo alle kandidater som virkelig ønsker seg jobben og er motiverte for stillingen. Likevel er det også naturlig at disse kan «overselge» seg selv og kan ha en tendens til å overdrive sine egne ferdigheter og resultatet. Derfor er det viktig å ha et klart mål med hva du ønsker med referanseintervjuene, hvilken informasjon du trenger og hvilke mulige referansepersoner du trenger for å få det.

Hvis du ringer referanser for å få bekreftet inntrykket du allerede har, vil du helt sikkert få det også, men hvis du ønsker å få signaler for hvordan kandidaten kan prestere i den tiltenkte roller og tryggheten for at du vil gjøre et riktig valg, da er det viktig at du har klart mål med hva du ønsker med referanseintervjuene. Husk at referansejekk er viktig for å et bredest mulig beslutningsgrunnlag for ansettelsen.


Hvem er referansepersonene?

Hvem som skal være referansepersoner avhenger mye ut fra stillingsnivået og hvilke krav som stilles til kandidaten. Er stillingen en lederstilling? er stillingen plassert i en ledergruppe og hvem er kandidaten som skal inn i stillingen tenkt å være leder for? Det er ofte lett å tenke at det er ledere som er de rette referansepersoner, men dette bør ikke være de eneste og spesielt ikke om kandidaten skal inn i lederstilling.

For å få mest mulig ut av referansepersonene og for å kunne danne seg et best mulig bilde av kandidaten er det viktig å tenke på overordnet, underordnet og sideordnet. Hvordan kandidaten er som kollega og leder, sett fra deres synspunkt, er ikke alltid den overordnede den beste å svare på. De fleste kandidater oppgir de referansepersonene som de håper vil gi de beste referansene og ofte de som var sine ledere. Her er det viktig å kunne få informasjon om hvorfor disse referansepersonene er nevnt og hvilke forhold kandidaten hadde til disse.

Ikke vent til etter intervjuene for å få informasjon om hvem som kan være referanser. Dette er noe som en må tenke på i intervjuene og gjennom den informasjonen som kommer frem her. Husk at referanse personene er personer med egne subjektive meninger og har gjerne egne motiver for å være referanser og du som intervjuer må være obs på at det kan komme frem informasjon i intervjuene som gjør at du ønsker å vite mer om enkelte personer som blir nevnt. Men du må alltid be om tillatelse først.


Hva skal du spørre om?

Før du går i gang med selve referanseintervjuene, bør du ha laget deg et intervjuskjema om hvilke spørsmål du ønsker å stille. Mange faller gjerne i fallgruven å bruke et standard referanseskjema og gjenbruke disse til alle stillinger. Dette kan fort bli feil i forhold til målet du har med referanseintervjuene.

Still spørsmål som er relevante i forhold til tidligere arbeidserfaring hos kandidaten. Det er vanlig å stille åpne spørsmål, dette gir referansepersonen en mulighet til selv å fortelle, men ha ikke for mange av disse helt åpne spørsmålene. Forsøk å få referansepersonen til å fortelle om konkrete hendelser og eksempler på hvordan kandidaten reagerte og hvordan han utførte enkelte arbeidsoppgaver.


Eksempel på spørsmål kan være:

I denne jobben er kommunikasjon en viktig egen skap. Hvordan vil du beskrive kandidatens kvalitet i kommunikasjon med andre?


Kan du nevne en situasjon hvor kandidaten ble utfordret på kommunikasjon?


Hva gjorde kandidaten i denne situasjonen?


Hva ble resultat her?


I dette eksemplet ble et åpent spørsmål ledet inn til flere underliggende spørsmål som vil hjelpe deg bedre i å forstå kandidaten og hjelpe deg i kunne danne et bilde om hvordan kandidaten vil kunne gjøre jobben hos deg. Eksemplenes makt er verdifulle referanser.

Avslutt gjerne referanseintervjuet med å oppsummere hva du har oppfattet og om dette er riktig oppfattet. Spør alltid referansepersonen om det er noe han/hun ville legge til.


Les også om hvordan MindOn kan hjelpe deg med sluttvurderingen.


Unngå dette når du referansesjekker.

Eier ikke fasiten: Husk at referansepersonen kan være subjektive i sin oppfatning og dersom denne personen har hatt en dårlig erfaring med kandidaten trenger ikke dette være det hele og rette bildet av kandidaten. Derfor må du ikke stole blindt på èn referanses uttalelse.


Ikke korte samtaler: Unngå korte samtaler som bare bekrefter noe du allerede tror og unngå lukkede spørsmål som ja og nei.


Ikke tidspress: Planlegg i god tid når du skal ta referanseintervjuene. Ikke la tidspress ødelegge referanseintervjuene. Mange ønsker naturligvis å bli ferdig før månedsslutt og en må sette av god tid. Husk referansepersonen også kan ha fulle kalendere. Det er viktigere med en god referansesjekk enn at du kanskje må vente en ekstra måned med å ansette.


Ikke gå i «jeg tror» fellen: Nullstill deg før referanseintervjuet. Hvis kompetansen, personlighet og kandidatens motivasjon for stillingen stemmer, er det fort gjort å ikke være objektiv i dine spørsmål. På samme måte bør enkelte ekstra positive eller negative utsagn sjekkes nøye.


Tidlig i min karriere som rekrutteringsrådgivere lærte jeg noe som har blitt med meg siden:

«Er du litt usikker, skal du helt sikker ikke gjøre det». Alltid er det ikke slik og noen ganger skal en la tvilen komme kandidaten til gode om det er gode grunner for det. Dette utsagnet er blitt noe jeg har tatt med meg videre.


Lykke til

Hold deg oppdatert

Ønsker du å motta nyhetsbrev fra oss på e-post? Vi vil sende deg nyheter, fagaktuelle artikler, og informasjon om MindOn`s tjenester.

Du kan når som helst melde deg av våre nyhetsbrev ved å gå inn på linken i bunnen. Les også MindOn`s personvernerklæring.